Plan de comunicación antes, durante y después de un evento

Ya tienes casi todo cerrado para el evento en el que tanto tiempo llevas trabajando. Llamadas, reuniones, selección de partners y ponentes… pero todavía te falta una de las partes más importantes: el público.

Y es que, uno de los principales objetivos para la organización de cualquier tipo de evento es que todo el mundo hable de ello, darlo a conocer para que tus esfuerzos obtengan recompensa. Para ello, hay que establecer un plan de comunicación.

Internet y las redes sociales han facilitado las tareas de comunicación y viralización de los eventos, ya que con estas herramientas podemos acercarnos con más precisión a nuestro público objetivo para informarle. Sin embargo, para que la comunicación sea efectiva, debe existir una planificación previa al evento, pero también durante y después de la celebración del mismo.


COMUNICACIÓN PREVIA AL EVENTO

Esta acción resulta imprescindible para generar expectativas en nuestro público objetivo. Hay que conocer muy bien a la audiencia para conseguir su fidelización y que sean los propios interesados en asistir al evento los que lo difundan.

Para publicitar el evento, el profesional debe trabajar tanto los medios digitales, como los convencionales. Para ello, es importante:

  • Crear una página web donde se publique toda la información, novedades, horarios, actividades, etc.
  • Utilizar redes sociales para aumentar el tráfico a la web y darle más difusión al contenido. Por ejemplo, puedes crear un hashtag del evento para que cualquier persona que comparta algo relacionado lo utilice como seña de identidad y se viralice con mayor facilidad.
  • Mail marketing: La publicidad en Google y en las propias redes sociales puede servir de primer impulso para dividir a nuestro público y llegar al que más nos interesa dirigirnos.
  • Medios de comunicación convencionales: No solo hay que tener en cuenta lo digital, sino que hay que buscar un mayor alcance estando presentes también en medios tradicionales, ya sea enviando notas de prensa o concediendo entrevistas.

COMUNICACIÓN DURANTE EL EVENTO

Ya hemos captado a nuestro público objetivo, saben cuándo es el evento, tienen interés y van a asistir. ¿Ya está todo hecho?

La respuesta es no. La comunicación durante el evento también tiene que estar bien planificada para mantener la atención no solo de los asistentes, sino también de aquellas personas interesadas que no han podido acudir, pero que pueden ir a próximos eventos.

La persona encargada de realizar el acto tiene que ser capaz de mantener la participación de los asistentes, por ejemplo animándoles a subir fotos o vídeos con el hashtag del evento. Además, la inmediatez que aportan las redes sociales sirve de gran ayuda porque podemos utilizar herramientas de retransmisión en directo por streaming  como Facebook Live.


COMUNICACIÓN DESPUÉS DEL EVENTO

Sabrás que ha sido un buen evento si días después siguen hablando de él. Esto nos servirá como feedback para conocer si es posible celebrarlo otra vez. Por lo tanto, trabajar la comunicación post evento es fundamental y, para ello, hemos tenido que haber sido capaces de realizar una buena cobertura durante el evento.

Una idea para llevar a cabo esta comunicación tras haberse celebrado el evento es compartir contenido de forma constante en las redes sociales, como vídeos, entrevistas, momentos claves del evento… para que todos puedan revivir esos momentos o descubrir cómo fueron.

También puede ser una buena opción publicar poco a poco artículos en la web o en un blog para mantener activa la difusión del evento durante un largo periodo de tiempo; o enviar un mailing posterior para fidelizar al público asistente dando las gracias e invitándoles a mantener el contacto para estar informados de todas las novedades de próximos eventos.

Por último, al igual que se hizo partícipe en un primer momento a los medios de comunicación tradicionales, no debemos olvidarlos en esta etapa, por lo que se puede enviar una nueva nota de prensa contando lo vivido en el evento e incluyendo fotografías o material que pueda resultar interesante.

En definitiva, son muchas las herramientas que se pueden utilizar para comunicar la celebración de un evento durante todas sus etapas, pero el profesional encargado tiene que disponer de todos los conocimientos para saber hacerlo.


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